El proceso de entrega-recepción es tan importante como el cambio de turno en un hospital. Cuando un turno de enfermeras termina, estas deben pasar toda la información crítica sobre los pacientes al equipo que entra, con detalles sobre tratamientos, medicamentos suministrados y alteraciones en la condición de los enfermos. 

Si este proceso de cambio de turno se realiza bien, las nuevas enfermeras pueden continuar con el cuidado de los pacientes sin interrupciones y garantizar la atención que necesitan. La información clara y precisa es muy importante para mantener la salud y el bienestar de quienes son atendidos.

Del mismo modo, la entrega-recepción en la administración pública asegura que los recursos, responsabilidades y proyectos en curso se transfieran sin inconvenientes a la gestión que entra. Esto ayuda a la continuidad y eficiencia en el servicio público, así como a evitar errores y malentendidos que podrían afectar a la ciudadanía.

Cuando este proceso involucra a toda una administración o gobierno, que termina la gestión comprendida en un periodo constitucional, se le llama entrega-recepción institucional. Este es un proceso administrativo donde se rinden cuentas sobre programas, proyectos, recursos y la situación de dependencias, órganos administrativos desconcentrados y entidades de la Administración Pública Federal o de las Administraciones Públicas en las entidades federativas, aunque este proceso también se presenta en los más de 2 mil ayuntamientos del país.

La lógica horizontal y vertical en el proceso de entrega-recepción institucional

La entrega-recepción institucional se basa en una lógica tanto horizontal como vertical, lo que garantiza que la información sea consistente, coherente y rastreable entre todas las unidades administrativas del gobierno. Esto implica que cada unidad administrativa proporciona datos claros y precisos que se integran en los niveles jerárquicos superiores, hasta llegar a los máximos responsables, como el presidente de la República, el gobernador o el presidente municipal.

En la práctica, esto significa que la información fluye de un nivel a otro de manera escalonada. Por ejemplo, las jefaturas de departamento reportan a las subdirecciones, las subdirecciones a las direcciones, las direcciones a las direcciones generales o coordinaciones generales, y así sucesivamente hasta llegar a la oficina del secretario. Así cada pieza de información estará adecuadamente documentada y transmitida, facilitando una transición ordenada y transparente.

¿Cuáles son las etapas clave del proceso entrega-recepción institucional?

1.- Designación del coordinador institucional

Se debe nombrar a un coordinador responsable de articular la estrategia de entrega-recepción, quien debe mantener comunicación constante con los enlaces de cada dependencia. Es necesario realizar esta etapa con anticipación, hasta 13 meses antes del cambio de administración.

Gracias al coordinador es posible lograr una planificación anticipada y eficiente, porque también verifica que todas las partes involucradas estén alineadas desde el principio. Por ejemplo, esta persona puede identificar áreas críticas que necesitan atención temprana, como la transferencia de sistemas de TI necesarios para la continuidad operativa.

2.- Conformación de la Comisión Interna de Transición

Cada dependencia, entidad y empresa del Estado forma una Comisión Interna de Transición, la cual incluye representantes de las unidades administrativas con funciones relevantes.

El papel de esta comisión es asegurarse de que los aspectos de la administración estén cubiertos y que cada unidad tenga voz en el proceso. Por ejemplo, la inclusión de representantes de finanzas y recursos humanos permite una transferencia fluida de información financiera y de personal.

3.- Comunicación entre servidores públicos salientes y las autoridades electas.

La administración saliente establece comunicación con el equipo asesor de la administración entrante, con el propósito de coordinar actividades preparatorias, así como para establecer términos y condiciones para la entrega-recepción.

La comunicación temprana y constante sirve para prevenir malentendidos y garantizar que la administración entrante esté bien informada sobre el estado actual de los proyectos y recursos. Por ejemplo, la administración saliente puede informar sobre el estado de proyectos de infraestructura que necesitan continuar sin interrupción.

4.- Elaboración de cronogramas

En esta etapa, se crean cronogramas de actividades que deben seguir las dependencias y entidades. Estos deben incluir hitos importantes, fechas de cumplimiento, entregables y reuniones de seguimiento.

Un cronograma claro ayuda a mantener el proceso en orden y garantiza que todas las tareas se realicen a tiempo. Por ejemplo, con un cronograma detallado todas las auditorías necesarias pueden realizarse antes de la transición, proporcionando una visión clara del estado financiero.

5.- Reuniones de coordinación

Se celebran reuniones entre los equipos saliente y entrante para asegurar una transición ordenada. En ese sentido, es indispensable mantener una comunicación constante para resolver dudas y organizar esfuerzos.

Además, las reuniones regulares facilitan la resolución de problemas y permiten hacer ajustes en el proceso según sea necesario. Por ejemplo, si surge un problema con el desarrollo de una obra de infraestructura que no se ha podido concluir por externalidades diversas, una reunión de coordinación puede ayudar a entender las complejidades de la obra y encontrar posibles soluciones en un corto o mediano plazo.

6.- El informe de gestión gubernamental, uno de los documentos más importantes del proceso.

El Informe de Gestión Gubernamental no es el único documento que se integra en una entrega recepción institucional, pero sí uno de los más importantes, porque se convierte en una guía de ruta para la siguiente administración. 

Calendario de cortes de información.

Cuando se trata de la conclusión de un periodo constitucional de la presidencia de la República, este calendario debe considerar fechas de entrega, las cuales son:

Primera entrega: los primeros 15 días hábiles de abril del sexto año. En este sentido, el informe debe contener información del primer día en el cargo al 31 de diciembre del quinto año.

Segunda entrega: los primeros 15 días hábiles de septiembre del sexto año, así que el informe debe incluir información del primero de enero al 30 de junio del sexto año.

Tercera entrega: los últimos quince días del mes de septiembre, por lo tanto, la información debe incluir cifras reales al 31 de agosto y estimadas del 10 de septiembre al 30 de noviembre.

Este informe hace que la administración entrante tenga una versión completa y actualizada del estado de la gestión institucional. Por ejemplo, incluir cifras no sólo actualizadas, sino proyectadas o estimadas, abona a que la nueva administración tome decisiones informadas desde el primer día.

Por último, es fundamental asegurar que todos los documentos y datos relevantes estén organizados y fácilmente accesibles para la administración entrante. Esto, por supuesto, incluye la digitalización de archivos y la creación de un sistema de gestión de documentos que facilite la búsqueda y el acceso a la información.

Como verás este tema es muy amplio y puede desglosarse aún más, por ello es muy recomendable realizar capacitaciones del proceso de entrega-recepción con anticipación, para identificar posibles problemas y familiarizar a todos los involucrados con los procedimientos y expectativas.

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